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  • 办公室工作杂谈之如何接打电话
    发表时间:2019-10-08 来源:办公室主任微信公众号
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      按 机关办公室工作总的来说就是“办文、办会、办事”,像我所在的县级小科局,单位人员少,办公室就会还兼顾政工人事和财务工作。总的来说,办公室工作是人少事多且杂,看上去都是小事,但稍微出错就会后果严重。

      我在办公室工作了两年,学习到了很多东西,但也还有非常大的进步空间。今天主要是想谈谈自己的一些工作经验,将学习到的知识通过文字表达出来,既是一种归纳,也是一种分享。

      接打电话是办公室非常小的一件事,算是入门级别,但我有些时候还是会觉得自己在这件小事上并没有做到位。事情虽小,也是需要功力的。

     

      一、如何接电话

      我将接电话分为了接听准备、接听当时、收到反馈三个部分。

      1、接听准备

      电话机旁常备:笔,电话记录本,本单位、本市、上级业务部门电话通讯录。

      常备这几个东西可以提高接听电话的效率,不会在接到电话的时候还在手忙脚乱的找笔找纸,人一慌忙就容易想问题不周全,就会影响接听电话时思维的清晰度,所以做好接听的准备工作是很有必要的。

      2、接听当时

      接听时间:通常在响铃3声之内接听电话,最好是第2声结束时。过早的接电话没有给对方缓冲的时间,让对方等待太久又不太礼貌。

      接听语气:电话沟通跟面对面沟通有所差别。面对面时可以通过面部表情、肢体语言、语气音量等综合信息来体会情感,但是电话沟通则只能根据声音。我认为基本上能够做到礼貌亲和、语速中等、音量中等、表述清晰就可以了。

      另外需要注意的地方就是,在县市区,对方一般都会说方言,基本上做到方言对方言,普通话对普通话即可,毕竟同讲方言也会拉近距离。再一个就是要灵活应对,比如跟退休的老干部打电话时,就要相对提高音量、放慢语速、语气更加亲和。

      内容接收:接听电话一般是会议(培训)通知、督查(调研)通知、事项安排及其他情况。

      我主要谈一谈会议通知、督查通知两个情况。

      会议通知:一般而言,会议通知是电话通知里最常见的情况,相对来说也比较简单,主要是接收到该接收的信息就够了。信息包括:来电部门、会议内容、召开时间、与会地点、参会人员、会议要求、联系人及电话等。

      督查通知:一般督查会发正式的通知文件,但是也不乏电话通知的情况。

      当接到督查通知的电话时,一定要了解:谁来督查,督查什么,何时督查,在哪督查,有何要求。

      谁来督查:例如市委组织部来督查调研党建工作,你可以询问了解有几个人来,谁是带队领导,联络员是谁,联络员电话是多少等信息,方便工作的开展。

      督查什么:还是以督查党建工作为例,一般对方会告知他们来督查某一季度的党建工作,这时你可以询问具体督查哪几个方面,因为一般来督查,办公室都是要准备备查材料的,你了解的越清楚,在准备材料时就会更加事半功倍而不像一个无头苍蝇。

      何时督查:通常对方会告诉你,他们是某天上午或下午来你单位,其实这时你大概可以追问一下具体时间。因为如果是上午或下午的最后一站到单位,这时单位就还要有公务接待的准备。

      在哪督查:如果是本市其他部门来督查,通常就是来单位。但是如果是上级业务部门,他就有可能还会督查其他地方,这时就还会涉及到沟通其他部门的工作,例如通知准备、时间安排、接待安排等。

      有何要求:一般对方会主动告知你他们的工作要求,没有提你也可以根据具体情况主动询问。

      还有一个比较小的点,就是来电最开始会自报家门,但是很有可能对方不会自报姓名,所以在挂电话前,你可以追问一句“您贵姓?”,方便你有什么不清楚的地方回电话咨询。

      电话记录:记录上要做到快、准、全。接电话时信息准确全面的接收才是最重要的,所以不要怕跟别人核对,不要怕麻烦别人而不多问一句。比如会议通知接收到后,你可以再跟对方核对一遍你记在记录本上的内容,这样出错的概率就会小很多。

      3、收到反馈

      收到反馈就是要将你得到的信息整合梳理形成条理后及时汇报给领导,让领导好尽快作出安排。

      其中如果你负责通知的传达,特别是会议通知,一定要接收及时,传达到位,做到心中有数。例如周五通知了一个下周一早上的会,虽然周五你已经给领导传达到了,最好在周日下午或晚上再次提醒一下领导,避免他忘记。

     

      二、如何打电话

      其实明白了怎么接电话,也就明白了怎么打电话。

      我认为除了在接电话里提到的那些共性问题,最重要的就是要做到心中有数。心中有数意味着你足够了解你要跟别人讲的事,经得住对方的追问,所以打电话之前一定要做足功课。

    网站编辑:赵丹阳

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